主送机关和抄送机关都是接受公文的机关，统称受文机关。虽然同为受文机关，但是在用途、用法、编排上有很多区别，需要予以特别注意。
一、为什么要区分主送机关和抄送机关
根据《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，主送机关是“公文的主要受理机关”，抄送机关是“除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关”。可见，二者的责任完全不同，主送机关负有“主要受理”之责，对公文承担办理或答复责任；而抄送机关的责任仅限于“执行或者知晓”。
特别是对于请示等要求上级办理、答复的公文，主送机关一般只应有一个。如果不区分主送、抄送机关，而是并列几个受文机关，则各受文机关需做大量沟通协调工作，才能最终确定由谁主办。如果受文机关之间缺乏有效沟通，则可能造成重复办理或相互矛盾的处理结果，或者造成各受文机关相互“观望”，甚至推诿扯皮、无人负责。因此，准确标注主送、抄送机关，明确公文主要受理责任，是公文得到及时准确办理的重要基础。
历史上，针对主送、抄送机关标注不清的问题，我们党曾多次要求纠正。例如， 1948 年 10 月 20 日，中央办公厅规定： “ 凡需要办理、回答的电报（文件），应将主要机关放在主致位置，其他机关放在并告位置，不要平排并列，以致主次不分，无人负责；如果需要几个机关或几个人共同办理回答，必须写明何事情何人办理回答等。 ”1951 年 2 月 1 日，中共中央指示： “ 不论报告、请示或指示的文电，如为不但向着一人一机关，而且有兼告他人他机关之必要者，应于写明主管的人或机关之后，写 ‘ 并告 ’ 二字，再接写他人或他机关，以明责任。 ”
二、主送机关使用与编排
主送机关对公文负有“主要受理”之责，决定了：（ 1 ）主送机关须对公文所涉事项拥有相应权限。（ 2 ）主送机关的标注要准确、恰当，符合行文规则和公文处理工作程序。（ 3 ）向上级机关行文，原则上主送一个上级机关。
如果不符合上述要求，就会导致这样或那样的问题。下面，分别介绍一下主送机关使用与编排中的常见误区。
（一）主送机关使用中需要注意的 6 个误区
1. 误以为所有文种都需标注主送机关。 公文一般需标注主送机关，如通知、报告、请示、批复、议案、函等。但也有一些文种，如决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告等，通常用于大范围宣布重要事项、重大决策、法定事项，因此不必标注特定的主送机关。
2. 将同一公文更换主送机关后重复发送。 该情况主要见于上行文。一些下级机关出于希望请示、报告得到更多上级机关重视，或者不想把上级机关标注为抄送机关、单独报送显得更为尊重等考虑，会将同一件公文更换主送机关后重复报送给多个上级机关。例如：（ 1 ）将同样内容的公文，以县委的名义报送市委，同时以县政府的名义报送市政府。（ 2 ）以县委的名义报送市委，同时以县纪委的名义报送市纪委。
这种做法，可能导致同一件公文被不同上级机关重复办理，扰乱上级机关的公文处理秩序，甚至可能导致不同上级机关的处理结果互相矛盾。正确的做法仍然是明确区分主送、抄送机关。以上面 2 种情况为例，第 1 个可以县委、县政府名义报送市委、市政府；第 2 个可以县委名义报送市委，同时抄送市纪委。
3. 上行文、下行文的发文机关与主送机关不是隶属或领导、指导关系。 《条例》规定，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。因此，上行文和下行文的发文机关与主送机关之间必须是隶属或领导、指导关系。例如：（ 1 ）上级政府与下级党委（党组）之间没有隶属关系，因此不能以下级党委（党组）名义向上级政府报送请示、报告。（ 2 ）上级党委、政府的部门与下级党委、政府平级，因此不能以上级党委、政府的部门名义向下级党委、政府发布指令性公文或在公文中提出指令性要求。
4. 违规向上级机关负责人报送公文。 《条例》明确规定： “ 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 ” 这样规定是因为，上级机关的办公厅（室）收到公文后，要按程序办理并研究提出意见，再逐级报领导批准。如果直接将公文报送上级机关负责人，则可能会绕过正常的公文处理工作程序，不利于公文的集中、统一、规范办理。例如：（ 1 ）对于举办会议、活动的请示，办公厅（室）要根据本机关总体工作安排和负责人日程安排，合理研究确定时间、出席人等，之后再报负责人批准。如果下级机关直接将请示报上级机关负责人批准，则可能会造成时间安排等方面的冲突。（ 2 ）对于涉及上级机关多个职能部门的请示，办公厅（室）需先征求职能部门意见，再综合各方面意见提出处理建议。如果下级机关直接将请示报上级机关负责人批准，则可能会造成相关职能部门不知晓、意见无从反馈等问题。
5. 重复报送主送机关负责人。 一些机关在向上级机关报送公文时，生怕上级机关负责人不能尽快、亲自看到，就同时主送上级机关负责人，如县政府主送 “×× 市长并市政府 ” 。还有的单位虽然没有在主送机关中并列标注上级机关负责人，但在实际报送时却发送给上级机关负责人，或者在发送上级机关办公厅（室）的同时，单独给上级机关负责人报送 1 份。这些做法都是不正确的。给上级机关的公文，经办公厅（室）运转后上级机关负责人肯定会看到，重复报送可能造成同一件公文重复处理，也加重了领导的阅文负担。
