公文格式正确与否，直接关系到公文的规范性和严肃性。很多读者询问一些具体的公文格式问题。其中大家反映较多、较容易出错的一个，就是实际工作中易混淆的附件相关问题。今天，我们根据读者留言情况，谈谈附件、附件说明和附注的编排。
附件、附件说明和附注都是《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定的 18 个公文格式要素之一，名字里都带个 “ 附 ” 字，可以称其为 “ 附氏三兄弟 ” 。这 “ 哥仨 ” 在公文格式要素 “18 条好汉 ” 中排名比较靠后，再加上他们都姓 “ 附 ” ，容易被忽视和混淆。本文对它们的用途、用法、编排及常见错误作逐一介绍。
一、附件
1. 附件的作用和效力
根据《条例》，附件是“公文正文的说明、补充或者参考资料”。那么问题来了，这些内容直接写入正文不行吗？为什么要用附件来承载呢？
设想一下，对于一些不属于公文主要内容，而是对主要内容起解释、说明、补充、证实、参考作用，而且篇幅较长、相对独立的文字资料、规定、名单、数据、图表、图形等，如果将其直接写入正文，就会隔断上下文的联系、影响阅读的连贯性。为了避免上述弊端，我们把它们从正文中抽离出来附在后面，成为附件。
由此可见，附件的作用是：一方面能够补充、完善正文，另一方面又能使正文保持简洁、连贯。因为附件原本是正文的组成部分，所以其内容也应当与正文保持一致和衔接，并且与正文具有同等效力。
2. 附件使用中需要注意的两个误区
1. 将被批转、转发、印发的文件作为附件。 批转、转发、印发类公文，其公文正文主要起通知发布、提示说明、明确要求等作用，而公文的主要内容体现在被批转、转发、印发的文件中。因此，这些被批转、转发、印发的文件不应当被视为附件。它们应当另面编排，首页不必标注 “ 附件 ” 二字，也不必在正文后加附件说明；其原有的发文机关标志、发文字号、签发人、抄送机关、版记等可不再标注。
2. 以附件形式报送主报告。 一些单位为了省事，常把本机关领导的讲话、内部的工作总结和工作计划、下级的报告等文件，以《 XXX 关于报送〈 XXX 〉的报告》为题，直接 “ 拿来 ” 作为附件报送；而正文却仅寥寥数笔，表述为 “ 现将《 XXXXX 》报上 ” ，或者简单重复附件主要内容。然而，这些作为附件的原文件，在内容、详略、用语等方面往往达不到向上级报告的要求。例如，本机关领导的讲话稿可能部署了落实上级要求的有关措施，却体现不出落实中遇到的问题和具体的落实效果；本单位内部的工作总结往往内容繁多、面面俱到，却达不到向上级报告要简明扼要、重点突出的要求；下级的报告代表了下级机关对有关情况的反映和认识，却不能代表本机关的判断和态度，等等。因此，这些原文件可以作为附件，但不能作为向上级报告的主体内容，而应当将有关内容提炼、概括、补充、完善为报告正文。
3. 附件的编排规则及典型错情
《党政机关公文格式》国家标准对附件的编排有以下规定：（ 1 ）附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。（ 2 ） “ 附件 ” 二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。（ 3 ）附件标题居中编排在版心第三行。（ 4 ）附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。（ 5 ）附件格式要求同正文。
实际工作中，附件编排方面的典型错情有以下 5 种。
1. 附件未与正文一起装订。 没有与正文装订在一起的附件，在印制、传递、保管等环节中，可能被不了解情况的同志视为独立文件而单独处理、打乱顺序甚至遗失。因此，附件要尽量与正文装订在一起。
如果因为厚度、大小等原因，附件确实无法与正文装订在一起，则应当按照《党政机关公文格式》国家标准规定，在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号，如“××呈﹝ 2021 ﹞ 32 号附件 1” 。这样标注，可以使人较为容易地关注到附件与正文的一体关系，避免处理失误。此外，在这种情况下，如果公文主件标注了份号，也应同时在附件左上角第二行顶格编排与主件相一致的份号。
2. 附件未编排在版记之前。 版记是公文结束的标志，如果把附件编排在版记之后，就在逻辑上把附件与公文割裂开了。因此，一定要把附件编排在版记之前。如果附件本身即是有版记的正式公文，则应当把附件的版记编排在整个公文的版记之前。
3. 附件页码未连续编排。 一件公文的页码应当是连续和统一的。如果附件单独编排页码，就会造成同一件公文有两个或多个同样的页码，不便于翻阅和查找。因此，附件的页码应当接着正文连续编排，而不能单独起排。
4. 附件顺序号、标题与附件说明的表述不一致。 包括顺序不一致，即附件实际的编排顺序与附件说明标注的顺序号不一致；表述不一致，即附件标题与附件说明的表述不一致，如附件标题为 “XXX 同志在 XXX 会议上的讲话 ” ，而附件说明却仅表述为 “XXX 同志讲话 ” ，等等，这些都是不规范的。
5.“ 附件 ” 二字中间空格不当。 如果公文有多个附件，则附件版心左上角标注的 “ 附件 ” 二字中间不空格，后加附件顺序号即可，如 “ 附件 1” ；如果只有一个附件，则 “ 附件 ” 二字之间应空一字，以使编排更加美观。
此外，附件如需单独标注密级和保密期限，则应当在左上角第二行顶格编排；如果附件不与正文一起装订且有份号，则应当在左上角第三行，也就是份号之下一行顶格编排密级和保密期限。
